- Vorausschauende Organisation und Koordination des Arbeitsalltags der Geschäftsführung
- Planung, Priorisierung und laufende Pflege von Terminen, Kalendern und Zeitfenstern
- Koordination der Termine des Verwaltungsrats sowie Führung der Jahres- und Sitzungsplanung
- Inhaltliche und organisatorische Vorbereitung von Sitzungen der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrats
- Erstellung von Traktandenlisten, Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen und Sicherstellung einer rechtzeitigen Dokumentation
- Präzise Protokollierung von Sitzungen der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrats
- Dokumentation und konsequente Nachverfolgung von Beschlüssen, Aufgaben, Fristen und Pendenzen
- Triage und Priorisierung eingehender E-Mails und Anfragen sowie Vorbereitung oder selbstständige Beantwortung von Korrespondenz
- Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Briefings, Präsentationen, Berichten und Managementinformationen
- Durchführung inhaltlicher Vorabklärungen und Recherchen zu betrieblichen, organisatorischen und strategischen Fragestellungen
- Koordination und verlässliche Kommunikation mit Abteilungsleitungen, internen Fachstellen, Behörden, Auftraggebern und weiteren externen Partnern
- Einholung relevanter Informationen bei internen Stakeholdern sowie strukturierte und verständliche Verdichtung für die Geschäftsführung
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Umsetzung strategischer sowie bereichsübergreifender Projekte
- Übernahme eigener Koordinations- und Verbesserungsprojekte im Auftrag der Geschäftsführung
- Identifikation offener Punkte, Risiken und Entscheidungsbedarfe sowie frühzeitige Eskalation
- Professionelle Ablage und Verwaltung vertraulicher Führungs- und Verwaltungsratsunterlagen
- Gezielter Einsatz von KI für Recherchen, Zusammenfassungen, Korrespondenz, Sitzungsunterlagen, Analysen und effizientere Arbeitsabläufe
- Laufende Suche nach Möglichkeiten, die Geschäftsführung organisatorisch und inhaltlich zu entlasten und ihr die Konzentration auf die wesentlichen Führungsaufgaben zu ermöglichen
Executive Assistant Geschäftsführung & Verwaltungsrat
Liestal Altmarktstrasse
Vollzeit
Festanstellung
Ihre Aufgaben
Ihr Profil
- Kaufmännische Ausbildung mit relevanter Weiterbildung oder Hochschulabschluss, beispielsweise in Betriebswirtschaft, Recht, Kommunikation, Public Management oder einem vergleichbaren Bereich
- Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsleitung, in einem Verwaltungsratssekretariat, PMO oder einer vergleichbaren Koordinationsfunktion
- Erfahrung in der Vorbereitung und Protokollierung von Geschäftsleitungs- oder Verwaltungsratssitzungen von Vorteil
- Ausgeprägtes Interesse an betrieblichen, organisatorischen und strategischen Zusammenhängen
- Fähigkeit, sich rasch in neue und komplexe Themen einzuarbeiten und die entscheidenden Punkte zu erkennen
- Sehr gute schriftliche und mündliche Deutschkenntnisse sowie ein präziser, adressatengerechter Schreibstil
- Hohe digitale Kompetenz und sicherer Umgang mit Microsoft 365
- Fundierte praktische Erfahrung mit KI-Anwendungen und ein reflektierter Umgang mit deren Möglichkeiten, Grenzen und Datenschutzanforderungen
- Ausgeprägte Organisations-, Priorisierungs- und Selbstmanagementkompetenz
- Vorausschauende Arbeitsweise und die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig anzustossen und zuverlässig zum Abschluss zu bringen
- Diskretion, Loyalität und absolute Verlässlichkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Diplomatisches Geschick und gleichzeitig die notwendige Verbindlichkeit, um Informationen und Pendenzen bei unterschiedlichen Stakeholdern einzufordern
- Ruhe, Übersicht und Entscheidungsfähigkeit auch bei zahlreichen parallelen Themen und kurzfristigen Veränderungen
- Dienstleistungsorientierte, pragmatische und lösungsorientierte Persönlichkeit
- Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und sich abhängig vom eigenen Profil schrittweise in eine weitergehende Chief-of-Staff-Funktion zu entwickeln
Warum wir?
- Eine zentrale Vertrauensfunktion in direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und dem Verwaltungsrat
- Ein aussergewöhnlich breiter Einblick in strategische, operative, personelle und finanzielle Unternehmensthemen
- Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit hoher Eigenverantwortung und unmittelbarer Wirkung
- Die Möglichkeit, Führungs-, Entscheidungs- und Informationsprozesse aktiv mitzugestalten
- Ein dynamisches Unternehmen in einer bedeutenden Wachstums- und Entwicklungsphase
- Eine Arbeitsumgebung, in der Digitalisierung und der verantwortungsvolle Einsatz von KI ausdrücklich gefördert werden
- Eine langfristige Entwicklungsperspektive in Richtung Chief of Staff, abhängig von Erfahrung, Interesse und persönlicher Entwicklung
- Eine gesellschaftlich relevante Tätigkeit an der Schnittstelle zwischen öffentlichem Auftrag und unternehmerischer Verantwortung
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