Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Wir freuen uns über Ihr Interesse an einer Stelle bei der Convalere AG. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens bearbeiten wir Ihre Personendaten. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie transparent darüber, welche Daten wir zu welchem Zweck bearbeiten, wie wir diese schützen und welche Rechte Sie haben.

Verantwortliche Stelle

Unternehmen	Convalere AG
Adresse	Altmarktstrasse 96, 4410 Liestal
Telefon	061 500 10 10
E-Mail Datenschutz	datenschutz@convalere.ch
Datenschutzberater/in	Beat Krattiger (extern)
Website	www.convalere.ch

Welche Daten wir bearbeiten

Im Rahmen Ihrer Bewerbung bearbeiten wir folgende Kategorien von Personendaten:

Datenkategorie	Beispiele	Quelle
Kontaktdaten	Name, Adresse, Telefon, E-Mail	Von Ihnen
Bewerbungsunterlagen	Lebenslauf, Motivationsschreiben, Zeugnisse, Diplome	Von Ihnen
Gesprächsnotizen	Eindrücke und Bewertungen aus Interviews	Intern erstellt
Referenzauskünfte	Angaben früherer Arbeitgeber (nur mit Ihrer Einwilligung)	Referenzpersonen
Foto	Bewerbungsfoto (freiwillig, kein Pflichtfeld)	Von Ihnen
Kommunikation	E-Mail-Korrespondenz im Bewerbungsprozess	Von Ihnen / intern

Besonders schützenswerte Daten: Wir erheben im Bewerbungsverfahren grundsätzlich keine besonders schützenwerten Personendaten (z.B. Gesundheitsdaten, politische Ansichten). Sofern Sie solche Daten freiwillig mitteilen, werden diese nur insoweit bearbeitet, als dies für das Bewerbungsverfahren erforderlich ist.

Zweck und Rechtsgrundlagen der Bearbeitung

Zweck	Rechtsgrundlage (nDSG)
Prüfung Ihrer Bewerbung und Eignung für die ausgeschriebene Stelle	Vorvertragliche Massnahmen (Art. 6 DSG)
Kommunikation mit Ihnen im Bewerbungsprozess	Vorvertragliche Massnahmen (Art. 6 DSG)
Einholung von Referenzauskünften (nur mit Ihrer Einwilligung)	Einwilligung (Art. 6 DSG)
Aufnahme in einen Bewerberpool bei Ablehnung (nur mit Ihrer Einwilligung)	Einwilligung (Art. 6 DSG)
Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z.B. Gleichstellungsgesetz)	Gesetzliche Pflicht (Art. 6 DSG)

Einsatz von Personio als Auftragsverarbeiter

Für die Verwaltung von Bewerbungen setzen wir die HR-Software Personio ein:

Anbieter	Personio SE & Co. KG, Seidlstrasse 3, 80335 München, Deutschland
Rolle	Auftragsverarbeiter gemäss Art. 9 nDSG
Vertrag	Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen
Datenspeicherung	Alle Daten werden in der Europäischen Union gespeichert
Zertifizierung	ISO 27001 zertifiziert
Datenschutz Personio	datenschutz@personio.de \| www.personio.de/datenschutz

Personio verarbeitet Ihre Daten ausschliesslich nach unserer Weisung und nur für die vereinbarten Zwecke.

Datenweitergabe an Dritte

Ihre Bewerbungsunterlagen werden vertraulich behandelt. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur in folgenden Fällen:

Interne Weitergabe an am Auswahlverfahren beteiligte Personen (z.B. HR, direkte Vorgesetzte der Stelle)

Referenzpersonen, die Sie selbst angegeben haben – ausschliesslich mit Ihrer vorgängigen Einwilligung

Behörden oder Gerichte, sofern eine gesetzliche Verpflichtung besteht

Keine Weitergabe zu Werbezwecken oder an nicht genannte Dritte

Datenübermittlung ins Ausland

Ihre Daten werden bei Personio in der EU gespeichert. Die Schweiz und die EU haben gegenseitig ein angemessenes Datenschutzniveau anerkannt, weshalb dieser Transfer zulässig ist.
Personio setzt Unterauftragsverarbeiter ein, die sich zum Teil ausserhalb der Schweiz / EU befinden können. In diesen Fällen stellt Personio durch EU-Standardvertragsklauseln (SCC) einen angemessenen Schutz sicher. Die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter ist auf Anfrage erhältlich.

Aufbewahrungsdauer

Kategorie	Aufbewahrungsdauer
Abgelehnte Bewerbungen	6 Monate nach Absage, dann vollständige Löschung
Eingestellte Personen	Daten werden in die Personalakte überführt (Datenschutzerklärung für Mitarbeitende gilt)
Bewerberpool (mit Einwilligung)	12 Monate, verlängerbar mit erneuter Einwilligung
E-Mail-Korrespondenz	6 Monate nach Abschluss des Verfahrens

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Ihre Daten vollständig und unwiderruflich gelöscht.

Ihre Rechte als betroffene Person

Gemäss nDSG haben Sie folgende Rechte:

Ihr Recht	Was das bedeutet
Auskunftsrecht (Art. 25 DSG)	Sie können jederzeit Auskunft verlangen, welche Personendaten wir über Sie bearbeiten.
Recht auf Berichtigung (Art. 32 DSG)	Sind Ihre Daten unrichtig oder unvollständig, haben Sie das Recht auf Berichtigung.
Recht auf Löschung (Art. 32 DSG)	Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Recht auf Einschränkung	Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie verlangen, dass wir die Bearbeitung einschränken.
Recht auf Datenherausgabe (Art. 28 DSG)	Sie können Ihre Daten in einem gängigen elektronischen Format herausverlangen.
Widerrufsrecht (Einwilligung)	Eine erteilte Einwilligung (z.B. für den Bewerberpool) können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widerrufen.
Beschwerderecht	Sie haben das Recht, beim EDÖB Beschwerde einzureichen: www.edoeb.admin.ch

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: datenschutz@convalere.ch

Datensicherheit

Wir und Personio setzen umfassende technische und organisatorische Massnahmen (TOM) ein:

Verschlüsselung aller Daten während der Übertragung und im Ruhezustand

Rollenbasierte Zugriffsrechte – nur am Verfahren beteiligte Personen haben Zugriff

Regelmässige Sicherheitsprüfungen und Audits durch Personio (ISO 27001)

Datenpannen-Prozess: Bei Sicherheitsvorfällen werden Betroffene und der EDÖB unverzüglich informiert (Art. 24 nDSG)

Automatisierte Entscheidungen / Profiling

Wir treffen keine ausschliesslich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidungen über Ihre Bewerbung. Alle Entscheidungen werden durch Menschen getroffen.
Sofern wir künftig KI-gestützte Auswertungen im Recruiting einsetzen, werden wir Sie gesondert informieren und – soweit erforderlich – Ihre Einwilligung einholen.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung bei Bedarf an, insbesondere bei Änderungen der Gesetzgebung oder beim Einsatz neuer Tools. Die jeweils aktuelle Version finden Sie auf unserer Karriereseite unter www.convalere.ch/karriere.

Kontakt

HR-Ansprechperson
Externer Datenschutzberater	Beat Krattiger
E-Mail Datenschutz	datenschutz@convalere.ch
Adresse	Convalere AG, Altmarktstrasse 96, 4410 Liestal

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.